Malang, PERSPEKTIF – Beberapa Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Universitas Brawijaya (UB) mengeluhkan permasalahan lambat nya proses perizinan acara yang diberikan oleh rektorat. Mereka merasa kecewa karena Program Kerja (Proker) tidak berjalan sesuai rencana karena tidak ada kepastian yang jelas dari pihak rektorat mengenai perizinan yang diajukan. Dari pihak rekrorat memberikan batas maksimal penyerahan proposal perizinan sebulan sebelum acara berlangsung, namun dari pihak rektorat tidak memberikan kepastian waktu pemberian respon.
“Kalau dari UKM Merpati Putih hampir mirip semua dengan yang lain,yaitu masalah pengajuan kegiatan mulai dari dana dan izin yang sulit,” terang Reza Firmansyah Ketua Umum Merpati Putih. Ia menambahkan pada awal tahun 2016 pihak rektorat mengadakan workshop membahas terkait pengajuan dan metode-metode yang harus ditempuh UKM agar proposal disetujui tepat waktu. Namun pada kenyataan nya, pihak rektorat mengikari peraturan yang telah dibuat sendiri, contoh nya dalam hal pengajuan proposal maksimal 30 hari sebelum acara tetapi persetujuan yang diberikan rektorat molor/tidak tepat waktu.
Hal tersebut tidak hanya dialami oleh UKM Merpati Putih tetapi juga oleh Forum Studi Mahasiswa Pengembangan Penalaran (Fordi Mapelar) “Permasalahan yang kita (FORDI MAPELAR) yaitu alur birokrasi yang lambat, sebelumnya sudah dilaksanakan workshop namun pada prakteknya lebih lambat dari yang dijanjikan karena tidak ada perjanjian secara tertulis hanya bersifat sosialisasi saja sehingga prosedur dapat berubah tanpa pemberitahuan.” terang Frondy Fernanda selaku Ketua Umum Fordi Mapelar. Salah satu contoh permasalahan yang dialami fordi yaitu pada penyelenggaraan dies natalis mengalami kemunduran karena ada perubahan format lembar pengesahan dan persetujuan dilakukan seminggu sebelum acara.
Selain Merpati Putih dan Fordi Mapelar, masalah juga dialami oleh UKM Impala. “ Impala sendiri mengalami masalah yang berkaitan dengan perizinan, salah satunya dalam kegiatan ekspedisi yang mana rencana kepanitiaan bulan Februari dan ekspedisi akan berlangsung pada bulan ini. Ketika kepanitiaan berjalan sudah dua bulan, tidak ada kepastian perizinan dari rektorat sendiri, sehingga kita tidak dapat melakukan penggalian dana dan perizinann keluar. Tidak hanya ekspedisi Himalaya, tapi juga pada kegiatan pengembaraan (lain) perizinannya telat, sehingga kegiatan harus diundur sekitar satu sampai dua minggu,” ucap Muhklis Murtado, sekertaris umum Impala.
Permasalahan mengenai perizinan juga dialami oleh UKM Paduan Suara Mahasiswa (PSM). Mereka menyayangkan, UB yang terkenal dengan kegiatan mahasiswanya yang begitu banyak dan memiliki segudang prestasi, malah sekarang terganjal masalaha perizinan yang lambat. “Rektorat harusnya mendukung penuh, meski bukan dalam bentuk materil, setidaknya dukungan secara moril atau perizinan, surat dispensasi dan hal lainnya,” jelas Rifki Syafreza, Humas Eksternal PSM.
Terkait hal ini, pihak Eksekutif Mahasiswa (EM) mengeluhkan hal yang sama pula. “ Permasalahan yang muncul, yaitu masalah-masalah birokrasi yang banyak dirasakan teman-teman. Lambatnya (proses) birokrasi, padahal di awal sudah ada workshop proposal. Yang sering terhambat kita juga sering tidak didanai oleh rektorat. Namun kita berusaha mandiri, tidak tergantung dengan rektorat. Karena saya sadar dan tahu bahwa keuangan rektorat tahun ini mengalami penurunan anggaran dari DIKTI,” ungkap M. Zahid Abdurrahman Presiden EM UB. Dalam hal ini Zahid menambahkan EM merupakan mediator antara mahasiswa dengan pihak birokrat.
Keadaan yang tidak kunjung membaik ini, membuat pihak UKM melakukan audiensi dengan rektorat. Audiensi itu melibatkan perwakilan dari UKM se-UB dan Wakil Rektor (WR) III beserta jajarannya pada Jumat (7/10) lalu, bertempat di Lantai 5 gedung Rektorat.
Awalnya audiensi ini akan dilaksanakan pada pukul 13.00 siang, tapi kenyataan di lapangan mundur hingga baru dimulai pukul 15.00 sore. Pihak birokrat menjelaskan keterlambatan mereka dikarenakan menyelesaikan permasalahan yang mendadak di UB.
Dalam audiensi ada beberapa poin pembahasan yang diajukan oleh kawan-kawan UKM, seperti ketidakjelasan alur dan tenggat waktu proposal di-acc. “Pertama mengenai ketidakjelasan dan alur pemberian persetujuan proposal, terkait proposal itu harus sesuai dengan Rancangan Anggaran Biaya (RAB) yang telah dibuat pada awal tahun. Sebenarnya yang akan melihat itu bukan saya tapi di bawah yang akan meneliti mengenai RAB proposal sesuai atau tidak dengan yang ditetapkan diawal tahun,” tutur Prof Dr Ir Arief Prajitno, MS selaku WR III menanggapi poin pertama.
Poin yang diajukan selanjutnya adalah terkait dana yang terlambat dan jumlah yang diturunkan. Ia menanggapi bahwa dalam menganggarkan dana untuk kegiatan jangan terlalu besar dan dibuat yang realistis dan jika realistis maka proses tidak akan berbelit-belit. “Mengenai keterlambatan penurunan dana, biasanya itu terjadi tarik ulur. Apabila kegiatan yang sebenarnya tidak butuh dana besar tapi dalam proposal tertulis membutuhkan dana besar, maka terjadi tarik ulur bukan sama sekali tidak mendapat persetujuan,” jelas Arief.
Selain Arief terdapat Slamet Kusnadi, selaku Kepala Biro Akademik dan Kemahasiswaan yang hadir memberikan tanggapan. “Terkait lama proposal yang diproses, kita sepakati bersama proposal yang ada di meja WR tiga paling lama satu minggu,” ujar Slamet. Ia menambahkan akan merumuskan kebijakan baru dengan Rektor agar permasalahan yang ada dapat teratasi. Sehingga proses-nya bisa lebih cepat.
Selain itu pada audiensi kali ini juga membahas terkait buku panduan UKM. Diharapkan dengan adanya buku panduan, maka peluang kesalahan prosedural yang saat ini terjadi bisa diminimalisir. Namun, sampai saat berita ini diterbitkan, buku pedoman masih belum berwujud.
”Mengenai buku panduan sebenarnya tim sudah berjalan tapi belum selesai dikarenakan kesibukan yang begitu banyak,” jelas Arif Prayitno Wakil Rektor III UB, dalam audiensi antara UKM dengan rektorat, Jumat (7/9). (ttm/wur/ade)
